Wirtualne biuro to stosunkowo nowa usługa na polskim rynku, która powstała na wzór rozwiązań stosowanych z powodzeniem w Europie Zachodniej. Oferta skierowana jest do osób prowadzących własną działalność gospodarczą, które nie zamierzają siedzieć przy biurku. Wirtualne biuro pozwala na zaoszczędzenie czasu i pieniędzy. Przedsiębiorcy muszą zarejestrować firmę pod jakimś adresem, ale jeśli nie chcą podawać swojego miejsca zamieszkania, mogą opłacić miejsce, które będzie oficjalną siedzibą przedsiębiorstwa.
Wirtualne biura w Polsce stanowią rodzaj outsourcingu obsługi biurowej. Ofertą zainteresowanych jest coraz więcej polskich przedsiębiorców, którzy chcą rozwijać własną działalność. Przedsiębiorca zyskuje adres do rejestracji, dzięki czemu zakładanie spółki jest prostsze. Decydując się na to rozwiązanie, posiada adres zazwyczaj w atrakcyjnej lokalizacji. Adres umieszczamy na materiałach reklamowych, wizytówkach i na stronie internetowej podnosi prestiż przedsiębiorstwa.
Co to jest wirtualne biuro
Czy wirtualne biuro ma prawdziwy adres? Rozwiązanie to polega na tym, że przedsiębiorca wynajmuje miejsce do prowadzenia działalności gospodarczej, ale nie musi się w nim pojawiać. Wykupuje on tylko adres oraz skrzynkę pocztową, które są mu dostarczane przez firmę mającą odpowiednią przestrzeń biurową oraz pracowników zajmujących się jej obsługą.
Podstawową usługą takiego biura jest obsługa poczty przychodzącej – odbieranie przesyłek i powiadamianie o nich np. SMS-em. Osoby, które nie mają możliwości regularnego odbierania korespondencji, mogą zdecydować się na wygodną opcję skanowania poczty i wysyłania jej na adres mailowy. Koszty wirtualnego biura są zdecydowanie mniejsze od stacjonarnych siedzib. Dzięki temu przedsiębiorcy mają dostęp do swojej korespondencji w dowolnym miejscu i czasie, co jest szczególnie wygodne dla osób często podróżujących.
Wirtualne biuro wyposażone jest podobnie jak tradycyjne biuro, z tym że czasem stanowi siedzibę nie dla jednej, a dla wielu firm jednocześnie. Przedsiębiorcy nie przebywają w nim na co dzień, ale jeśli mają taką potrzebę, mogą wynająć biurko lub salę konferencyjną na godziny. To przydatna opcja dla firm, które potrzebują przestrzeni do spotkań biznesowych lub szkoleń, ale nie chcą inwestować w wynajem stałego biura. Sale konferencyjne są zwykle wyposażone w niezbędny sprzęt i są dostępne na godziny lub dni.
Czym są wirtualne biura
Wirtualne biuro oferuje kompleksowe rozwiązania dla przedsiębiorców, które obejmują nie tylko usługi adresowe i korespondencyjne, ale także wsparcie administracyjne. Usługa biura umożliwia obsługę korespondencji w imieniu firmy, a także rezerwowanie sal konferencyjnych na spotkania biznesowe. Dzięki usłudze wirtualnego biura przedsiębiorcy mogą skupić się na swojej działalności, nie martwiąc się o codzienne sprawy biurowe.
Korzystając z wirtualnego biura, przedsiębiorcy mogą otrzymywać powiadomienia o odbiorze listów i paczek, co pozwala na szybkie reagowanie na ważne dokumenty czy przesyłki. To znacząco zwiększa kontrolę nad korespondencją firmy. Jedną z największych zalet wirtualnego biura jest oszczędność kosztów. Przedsiębiorcy nie muszą inwestować w wynajem i utrzymanie fizycznego biura. Płacą tylko za usługi, które rzeczywiście wykorzystują, co jest bardziej efektywne finansowo.
Praca w wirtualnym biurze
Firmy świadczące usługi wynajmu biur wirtualnych zatrudniają fachowy personel, który zajmuje się obsługą stałych klientów. Do jego zadań należy m.in. przyjmowanie gości biur oraz sal konferencyjnych, obsługa poczty wychodzącej i przychodzącej, porządkowanie oraz wysyłka korespondencji i maili, prowadzenie rozliczeń z klientami i wystawianie faktur czy odbieranie połączeń telefonicznych i ich właściwe przekierowanie. Czasami firmy proponują także inne usługi, np. księgowość online.
Z wirtualnego biura może skorzystać każdy przedsiębiorca, który nie potrzebuje stacjonarnej siedziby do prowadzenia swojej działalności. W szczególności dotyczy to osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Nie ma ograniczeń dotyczących branży. Firmy, decydujące się na tę usługę to m.in. freelancerzy (copywriterzy, informatycy, graficy, programiści, tłumacze, nauczyciele języków obcych), agencje marketingowe, kancelarie prawne i podatkowe, biura księgowe, sklepy internetowe, firmy szkoleniowe i rekrutacyjne.
Z wirtualnego biura mogą skorzystać przede wszystkim firmy stawiające pierwsze kroki i chcące zaoszczędzić na wynajmowaniu biura, startupy, a także doświadczeni przedsiębiorcy. Jest to również doskonałe rozwiązanie dla osób, które są wolnymi strzelcami i mogą pracować z dowolnego miejsca na świecie. Usługa wirtualnego biura zdecydowanie ułatwia swobodne podróżowanie.
Ile kosztuje wirtualne biuro
Biuro wirtualne może mieć różne ceny. Zależą one m.in. od tego, w jakim mieście funkcjonuje, jaki adres wirtualny proponuje (bardziej prestiżowe lokalizacje wiążą się z wyższymi kosztami), a także jaki jest zakres świadczonych przez nie usług. Biura wirtualne w atrakcyjnych miejscach w dużych miastach można wynająć za 150-200 zł miesięcznie.
Ale osoby zainteresowanie tego typu rozwiązaniem mogą znaleźć tanie wirtualne biuro nawet w cenie 30-40 zł miesięcznie. W takim przypadku najczęściej trzeba jednak wynająć je na rok lub dłużej, a także zapłacić za usługę z góry.